Ce soir, M6 diffusait un petit reportage (2 minutes et 8 secondes), dans “le 19.45“, sur la dématérialisation des documents. Voici la vidéo :
Résumé du reportage :
- Qu’est-ce que le cloud computing, ou informatique dans les nuages ? L’intérêt de stocker ses photos et musiques sur internet est abordé.
- Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ? Deux cas possibles :
- Numérisation avec un scanner
- Documents numériques d’origine (relevés de compte, factures…)
- Exemple des bulletins de salaires. Avantages de la dématérialisation :
- Moins cher pour l’entreprise
- Plus écologique (ça peut se discuter…)
- Même valeur juridique que l’original ? Oui, si le document est strictement identique à l’original.
En ce qui me concerne, je ne reçois les documents suivants, que par internet :
- mes fiches de paie
- mes factures de téléphonie mobile
- mes relevés de comptes bancaire
- déclaration de revenus (à partir de l’année prochaine)
Les papiers prennent pas mal de place, alors tout ce que l’on peut éviter, c’est ça de gagné…
Les sociétés ou organismes nous fournissent ces documents dématérialisés soit par courriel, soit rendus accessibles en ligne, pour une certaine durée. A mon avis, dans un cas comme dans l’autre, la grande question est : comment archiver ses documents de façon fiable et durable ?
Je déconseille l’impression, sinon on perd tout l’intérêt du système. Une stratégie de sauvegarde doit être mise en place, à la fois en local (disque dur, clé USB, CD-ROM ou DVD) et sur le web (stockage en ligne style Dropbox ou autre). Certes, il peut y avoir une certaine redondance avec l’archivage de la société. Il faut juger selon l’importance des documents, si ça vaut l’effort ou pas. En principe, le coût est négligeable, car il s’agit de documents qui prennent très peu de place disque.
Et vous, qu’en pensez-vous ? La dématérialisation des documents est-elle une bonne chose ? La pratiquez-vous ?
La dématérialisation est du point de vue gainpersonnel de place et solution d’archivage pour la conservation de mon patrimoine documentaire.
J’ai cependant des interrogations du point de vue professionnel sur le potentiel relationnel de ce support.
Loic
Merci, Loic, de ton commentaire. Oui, c’est vrai que le gain de place peut devenir important et que la conservation peut être mieux sécurisée (quoique pas si facile que ça à mettre en oeuvre). Pour ce qui est de tes interrogations sur le “potentiel relationnel”, je ne vois pas précisément à quoi tu penses. Voulais-tu parler du manque d’humanité de l’email, par rapport au courrier papier ?
Personnellement, je trouve que la dématérialisation est très utile pour réunir toutes ses factures, relevés de compte… sur un même espace de stockage en ligne. Cependant, comme certains papiers doivent être conservés dans certains cas, j’ai décidé d’utiliser Xambox (www.xambox.fr).
Cette solution de gestion documentaire (http://www.xambox.fr/solution-gestion-documentaire) me permet de rassembler sur mon espace des documents numériques (pdf, office) et des documents papiers (par numérisation via mon scanner ou mon imprimante multifonction).
De plus, si j’ai besoin de retrouver un original papier, Xambox m’indique son emplacement dans mes boîtes de rangement ! Je n’ai donc aucune perte de temps à chercher dans mes papiers ni même sur mon espace Xambox (puisqu’il est doté d’un moteur de recherche combiné à l’OCR c’est à dire qu’un seul mot clé suffit à retrouver un document).
Cela me permet donc de dématérialiser tous les documents en conservant un original papier. Le rangement, classement et l’archivage sont automatiques !
Je suis vraiment très satisfaite de cette solution et vous la recommande… 🙂